MỤC LỤC
Xây dựng văn phòng hiện đại là một chỉ số quan trọng để thu hút, giữ chân nhân tài cũng như nâng tầm thương hiệu, phát triển quy mô kinh doanh. Tuy nhiên, các bước xây dựng cụ thể sẽ linh hoạt thay đổi theo cá tính; theo đặc điểm nhận diện cũng như văn hóa doanh nghiệp.
Vậy làm thế nào để các đơn vị có thể chuyển đổi từ môi trường văn phòng khép kín sang kiểu văn phòng mới, hiện đại mà đáp ứng tốt nhất các yếu tố kể trên? Trong bài viết này, KTS Đào Tuyến sẽ cung cấp cho chủ đầu tư cái nhìn tổng quan cần thiết để setup một văn phòng làm việc mới hoàn hảo.
Xây dựng văn phòng hiện đại là gì?
Xây dựng văn phòng hiện đại là quá trình cải tạo, thiết kế, thi công; setup nội thất, không gian, cảnh quan để tạo nên một nơi làm việc hài hòa, theo phong cách hiện đại. Văn phòng đó sẽ đáp ứng đầy đủ các tiêu chí: không gian kiến trúc, nội thất hiện đại; con người hiện đại, năng động; trang thiết bị, công nghệ hiện đại; hệ thống quản trị doanh nghiệp hiện đại.
Văn phòng hiện đại là gì? So sánh văn phòng truyền thống và hiện đại
Tổng hợp 4 giải pháp xây dựng văn phòng hiện đại
Để cải tạo một không gian văn phòng theo hướng hiện đại, chủ đầu tư cần đi từ những câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp đang kinh doanh trong lĩnh vực nào? Luật, thương mại điện tử, công nghệ thông tin, agency, hay thiết kế… ?
- Quy mô văn phòng là bao nhiêu m2?
- Tài chính đã chuẩn bị?
- Văn hóa doanh nghiệp cốt lõi là gì?
- Màu sắc thương hiệu chủ đạo là gam màu nào?
- Số lượng nhân sự của các phòng ban là bao nhiêu? Trong thời gian tới sẽ cần phát triển thêm nhân sự như thế nào để tính toán các vị trí làm việc?
Như đã nói, một văn phòng làm việc hiện đại sẽ đáp ứng các tiêu chí: không gian, con người, nội thất, trang thiết bị và hệ thống quản trị.
Không gian, môi trường làm việc hiện đại
Văn phòng hiện đại là nơi kích thích sự sáng tạo, cộng tác và giao tiếp. Điều này được thể hiện bởi 3 chữ C trong kinh doanh: creativity, collaboration, and communication.
Đây là tổ hợp hành vi mà tất cả các nhà quản lý đều cố gắng thúc đẩy nhân viên của mình phát huy. Và khi cả 3 chữ C được phổ biến rộng rãi cho nhân viên, kết quả chính là chất lượng công việc ngày càng nâng cao. Như vậy, xây dựng văn phòng hiện đại chính là cách để thúc đẩy cả 3 yếu tố đó phát triển đồng bộ.
-
Màu sắc văn phòng tươi sáng:
Trong đó, các tone màu tươi sáng giúp kích thích khả năng sáng tạo của nhân viên. Tương tự, thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp thông qua việc sắp xếp nội thất, bàn làm việc, khu vực pantry, phòng họp, đồ dùng nội thất và cả công nghệ. Tuy nhiên, màu sắc phải phù hợp với định hướng kinh doanh và logo thương hiệu.
-
Thêm các yếu tố giảm căng thẳng:
Ngoài ra, một không gian văn phòng hiện đại cần đáp ứng được nhu cầu giảm căng thẳng và lo lắng cho nhân viên. Có thể thực hiện bằng cách điều chỉnh cường độ ánh sáng. Bổ sung thêm màu của tự nhiên như: cây xanh, hoa, chậu cây cảnh tại quầy lễ tân, khu vực làm việc, cửa sổ. Có thể thêm một vài góc chill thư giãn, nghỉ ngơi, ăn uống, cafe, phòng tập thể dục, phòng gym…
Thiết kế văn phòng ưa thích sinh học – yếu tố tự nhiên, văn phòng xanh – là xu hướng phát triển văn phòng hiện đại được nhiều người lựa chọn. Về bản chất, cuộc sống hiện đại, sự vội vã của công việc đã làm tê liệt mối quan hệ của chúng ta với thiên nhiên. Vì thế, văn phòng ưu tiên sinh học sẽ giúp con người dễ thở, thoải mái hơn.
Các yếu tố sinh học thêm vào văn phòng hiện đại có thể là: bể cá cảnh, thác nước mini; trang trí không gian bằng cây cảnh thật; thêm vật liệu bằng gỗ, đá…
-
Khu vực riêng yên tĩnh:
Bên cạnh những khu vực chung, kích thích khả năng giao tiếp, văn phòng cũng cần bố trí thêm các không gian riêng tư cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Điều này cần thiết khi nhân viên cần tập trung, giảm thiểu tiếng ồn.
Tóm lại, văn phòng hiện đại cần cung cấp cả không gian chung và riêng cùng hoạt động đồng thời.
Nội thất tiện nghi và di động
Nếu bạn đã từng ngồi làm việc trên những món đồ nội thất văn phòng cũ kỹ, ọp ẹp, không thoải mái thì bạn sẽ biết nó có thể gây mất tập trung đến cỡ nào. Thêm vào đó còn ảnh hưởng tới lưng, hông, gây ra nhiều bệnh mãn tính. Nhiều nghiên cứu cũng đã chỉ ra hiệu suất công việc giảm sút do cơ sở vật chất kém.
Vì thế, thiết kế văn phòng theo xu hướng hiện đại cần ưu tiên nội thất tiện nghi, năng động. Đó có thể là chiếc bàn/ ghế điều chỉnh độ cao; ghế ngồi thoải mái; bàn làm việc đủ không gian.
Bên cạnh đó, các loại tủ, kệ, bàn pantry, bàn ghế phòng họp… cũng cần được đổi mới. Đáp ứng nhu cầu sử dụng và tính thẩm mỹ cho văn phòng. Đồng thời, là yếu tố có tính khoa học hỗ trợ nâng cao sức khỏe của nhân viên.
Con người hiện đại
Trong xu hướng xây dựng doanh nghiệp hiện đại, con người được xem là nhân tố quan trọng nhất quyết định đến sự phát triển lâu dài. Richard Branson đã từng nói: “Khách hàng không đến trước. Mà là nhân viên của bạn đến trước. Nếu bạn chăm sóc nhân viên của mình, họ sẽ chăm sóc khách hàng của bạn”! Vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng đến đội ngũ nòng cốt của doanh nghiệp.
-
Con người hiện đại:
Xây dựng con người hiện đại bằng cách chú trọng đào tạo, tuyển dụng đầu vào. Tổ chức văn hóa doanh nghiệp theo hướng hòa đồng, cầu thị, giúp đỡ nhau phát triển.
-
Nhà quản lý hiện đại:
Nhà lãnh đạo phải nhạy bén, linh hoạt, có trách nhiệm, dám đương đầu với thách thức. Tạo mọi điều kiện tốt nhất cho nhân viên phát huy thế mạnh của mình, thay vì ép buộc họ phải làm theo ý của người đứng đầu. Nhiều doanh nghiệp mở còn hỗ trợ nhân viên khi họ có ý tưởng kinh doanh phù hợp với định hướng của doanh nghiệp. Khi đó, nhân viên kỳ cựu sẽ không phải tách ra làm việc. Công ty cũng không mất nguồn nhân lực chất lượng cao.
Tích hợp công nghệ thông minh
Công nghệ phát triển không ngừng đòi hỏi các nhà quản lý cần cập nhật và ứng dụng phù hợp cho văn phòng làm việc của mình. Bao gồm ứng dụng quản lý nhân viên, quản lý công việc, thời gian, hiệu suất. Chuyển đổi số sẽ là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp phát triển bền vững, mở rộng quy mô.
Tóm lại
Xây dựng văn phòng hiện đại không nhất thiết phải thật hoành tráng về quy mô, cao cấp về không gian nội thất. Đôi khi chỉ cần thay đổi từ những chi tiết nhỏ nhặt như màu sắc, chậu cây hay sắp xếp lại chỗ làm việc. Hy vọng những giải pháp trên đây sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng hiệu quả trong quá trình cải tạo không gian làm việc của mình.
