MỤC LỤC
Nói một cách ví von, phòng họp (Meeting room) là nơi hội tụ tinh hoa và sự phát triển của một doanh nghiệp. Ở đó diễn ra những buổi trao đổi, báo cáo, tổng kết, đưa ra định hướng ngắn hạn, dài hạn, ký kết hợp đồng… sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch phát triển trong tương lai. Chính vì vậy mà khi setup văn phòng làm việc, phòng họp luôn luôn được trú trọng đặc biệt. Vậy tiêu chuẩn phòng họp cần phải đảm bảo là gì? Làm thế nào để thiết kế phòng họp mang đến cảm hứng sáng tạo, hòa hợp và thoải mái nhất cho toàn công ty?
Xem xét mục đích sử dụng
Chìa khóa để thiết kế phòng họp là hiểu nhu cầu của nhóm của bạn. Trước tiên cần trả lời các câu hỏi sau:
- Căn phòng sẽ được sử dụng để làm gì?
- Nhóm của bạn thích làm việc như thế nào? Họ làm việc theo nhóm nhỏ hay làm việc theo nhóm lớn?
- Căn phòng này dành cho cả đón tiếp khách hàng hay nó chỉ dành cho mục đích sử dụng nội bộ?
Hoàn thiện được các câu trả lời ở trên, ta sẽ bắt đầu đi vào thiết kế phòng họp với các tiêu chuẩn về kỹ thuật, thẩm mỹ.
Tiêu chuẩn thiết kế phòng họp công ty
Tiêu chuẩn diện tích phòng họp
Nên thiết kế phòng họp rộng bao nhiêu m2? Điều này phụ thuộc vào số lượng nhân viên và mặt sàn hiện có của doanh nghiệp. Tuy nhiên, KTS bố trí diện tích phòng họp sẽ căn cứ theo các tiêu chuẩn về chỗ ngồi và số lượng người trong một phòng.
Diện tích phòng họp nhỏ tối thiểu 20m2, phòng họp vừa và lớn tối thiểu 40m2. Diện tích phòng họp đảm bảo 1,8m2/người khi có bàn và 0,8m2/người khi không có bàn (Theo TCVN 4601:2012 yêu cầu thiết kế công sở cơ quan hành chính nhà nước).
Doanh nghiệp có thể tham khảo bảng chia diện tích phòng họp tương ứng với số lượng thành viên như sau:
| Số lượng người | Tiêu chuẩn diện tích (m2) |
| 4 | 7,5 – 8 |
| 8 | 15 |
| 12 | 20 |
| 20 | 40 |
| 100 | 80 – 100 |
Thiết kế văn phòng đẹp mở đường cho việc thể hiện đúng tầm nhìn và hình ảnh thương hiệu của mỗi doanh nghiệp, chủ đầu tư. Có thể tham khảo dịch vụ thiết kế thi công văn phòng trọn gói tại: https://noithattayho.vn/thiet-ke-thi-cong-noi-that-van-phong/
Các doanh nghiệp, tập đoàn lớn thường bố trí nhiều phòng họp nhỏ là một phòng họp lớn trung tâm. Phòng họp có thể là hình vuông hoặc hình chữ nhật. Nhưng phòng họp hình chữ nhật dễ dàng bố trí, sắp xếp nội thất cũng như trao đổi ý kiến.
Phương án thiết kế phòng họp nhỏ 7m2
Phương án thiết kế phòng họp diện tích 15m2
Phương án thiết kế phòng họp diện tích 40m2
Phòng họp nhỏ được sử dụng trong các trường hợp phỏng vấn ứng viên, họp phòng ban, team nhóm với số lượng người tham gia ít. Do doanh nghiệp có nhiều phòng ban khác nhau nên cần thiết kế nhiều phòng họp nhỏ để các phòng có thể họp cùng một lúc, không phải chờ đợi.
Phòng họp trung tâm có diện tích rộng lớn nhất, sức chứa không quá 200 người. Trong phòng có đầy đủ bàn, ghế, nội thất trang trí, đèn, màn hình chiếu, loa đài. Concept thiết kế có phần thẩm mỹ và trang trọng hơn phòng họp nhỏ. Đây là nơi đón tiếp các đối tác, khách hàng lớn; Là nơi diễn ra cuộc họp toàn công ty hoặc các phòng ban nhưng có đông người tham gia.
Vị trí đặt phòng họp
Phòng họp nên đặt ở vị trí thông thoáng, có nhiều năng lượng. Nhưng vẫn phải đảm bảo có không gian riêng tư, không bị làm ổn bởi các phòng ban khác. Một số tập đoàn lớn thường thiết kế phòng họp cao cấp ở tầng riêng biệt, tránh để lọt các thông tin, chiếc lược, định hướng quan trọng được bàn bạc ra bên ngoài.
Trong các tòa nhà văn phòng hiện đại, vị trí này chính là nơi sát với bức tường bằng kính cường lực trong suốt/ kính màu an toàn. Khi đó, chỉ cần kéo rèm che, ánh sáng tự nhiên sẽ tràn ngập căn phòng, tăng thêm sinh khí. Đồng thời từ vị trí này, thông qua lớp kính phóng tầm mắt ra bên ngoài. Một vài phút giây ngắn ngủi này sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, giảm căng thẳng, áp lực khi bước vào phòng họp với ban lãnh đạo.
Tiêu chuẩn bàn ghế nội thất
Nội thất tiêu chuẩn của phòng họp gồm có: bàn dài, ghế ngồi họp, máy chiếu, mic, loa, bục phát biểu, tivi, màn hình máy chiếu… Một số đơn vị có thể bố trí thêm tủ tài liệu, kệ trưng bày giới thiệu sản phẩm trong phòng họp.
Yêu cầu chung của nội thất trong phòng họp là: tiện nghi, chuyên nghiệp, sang trọng và thoải mái. 3 tiêu chí đầu sẽ là điểm công của doanh nghiệp khi tiếp đón khách hàng, đối tác đến tham quan, ký hợp đồng. Tiêu chí thoải mái là cần thiết vì cuộc họp có thể diễn ra 30 phút, nhưng cũng có thể là cả ngày. Vì thế, bàn ghế cần đảm bảo sự thoải mái nhất cho thể. Chỉ khi đó, cuộc họp mới thực sự đạt hiệu quả cao.
-
Sắp xếp kiểu Conference (bàn hội nghị):
Bàn lớn ở chính giữa, xếp ghế ở hai bên. Là kiểu sắp xếp phổ biến nhất hiện nay.
-
Sắp xếp kiểu Hollow:
Bàn ghế phòng họp có thể bố trí theo kiểu hình chữ nhật hoặc bát giác, để lại khoảng trống ở giữa. Kiểu này phù hợp với phòng họp diện tích lớn.
-
Sắp xếp theo kiểu nhà hát (Theater):
Màn hình chiếu ở sát tường. Xếp bàn, ghế theo hàng lối đối diện với màn chiếu. Kiểu này phù hợp với doanh nghiệp có phòng đào tạo hoặc phòng hội nghị, sự kiện của công ty.
-
Sắp xếp theo kiểu chữ U:
Xếp bàn theo kiểu chữ U, đối diện vị trí của ban lãnh đạo là màn hình máy chiếu. Kiểu này phù hợp với phòng họp diện tích vừa và lớn; phòng họp trình bày phương án, gặp gỡ, ký kết,hợp đồng với đối tác, khách hàng.
Bàn phòng họp rộng, thiết kế theo hình oval hoặc hình tròn, hình vuông, hình chữ nhật… Nên ưu tiên bàn họp hình oval hoặc tròn có đường cong mềm mại, uyển chuyển, thể hiện đẳng cấp, sang trọng. Ngoài ra, còn giảm sát khí bởi cạnh vuông sắc nhọn, hội tụ tài lộc, giúp công kinh kinh doanh thăng tiến.
Với phòng họp vừa và lớn, ngoài hàng ghế chính ở sát bàn, chủ đầu tư nên bố trí ghế phụ, ghế gấp ở phía sau khoa học, tiết kiệm diện tích sử dụng.
Tiêu chuẩn ánh sáng phòng họp
Phòng họp cần hội tụ cả ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo. Hai luồng ánh sáng được duy trì ở mức độ vừa phải, không quá chói lóa, cũng không mờ tối. Chính vì thế, phòng họp thường được ưu tiên bố trí ở nơi có không gian mở.
Ánh sáng nhân tạo cũng là một phần quan trọng không thể thiếu. Khi thiết kế phòng họp, KTS căn cứ vào diện tích để bố trí đèn âm trần, đèn trần thạch cao với cường độ ánh sáng vừa phải. Đảm bảo tất cả các vị trí ngồi đều có lượng ánh sáng đầy đủ và đồng đều. Điều này đặc biệt quan trọng khi phòng họp không có điều kiện tiếp xúc với ánh sáng tự nhiên.
Tiêu chuẩn về âm thanh
Trong phòng họp cần bố trí loa đài, đảm bảo âm thanh rõ ràng, sắc nét. Tùy theo diện tích căn phòng mà sử dụng hệ thống âm thanh phù hợp, tiết kiệm chi phí. Thông thường, âm thanh sẽ được bố trí ở 2 bên góc tường. Nếu phòng họp có diện tích lớn và dài, cần cả loa ở trước và sau. Ngoài ra, bổ sung thêm Mic nói chuyện. Đảm bảo tất cả nhân viên đều lắng nghe được chỉ đạo và đóng góp ý kiến.
Tiêu chuẩn không gian
Không gian phòng họp cần đảm bảo sự thông thoáng, cao ráo, tràn đầy sinh khí. Một số tiêu chuẩn về không gian như sau:
- Chiều cao trần: Kích thước tối thiểu 3m. Phòng có diện tích rộng thì phải tăng chiều cao trần.
- Cửa ra vào: Phòng họp có diện tích từ 30 – 40m2 trở lên nên bố trí 2 cửa ra vào để thuận tiện cho mọi người di chuyển. Cửa ra vào nên bố trí rộng rãi. Có thể làm cửa phòng họp bằng kính cường lực cán mờ hoặc gỗ để đảm bảo tính riêng tư, bảo mật thông tin.
- Điều hòa nóng lạnh: Phòng họp luôn luôn phải lắp điều hòa nóng lạnh riêng để nhân viên sử dụng.
Nên thiết kế phòng họp nhỏ với không gian mở thông thoáng. Sử dụng kính cường lực cán mờ làm cửa, vách ngăn, lắp thêm lớp rèm mỏng trắng nếu cần sự riêng tư, tuyệt mật. Điều này sẽ giúp căn phòng diện tích nhỏ không bị bí bách, khó chịu.
Tiêu chuẩn về cách âm
Như đã nói, phòng họp là nơi đưa ra những kế hoạch, định hướng phát triển ngắn hạn, dài hạn trong tương lai. Vì tính chất đó mà căn phòng cần đạt các tiêu chuẩn về cách âm. Thực hiện bằng cách sử dụng vật liệu cách âm cho trần – tường – sàn. Cách âm tốt còn đảm bảo một không gian họp yên tĩnh, tránh bị phân tán, mất tập trung bởi hoạt động ở bên ngoài.
Trang trí phòng họp
Để tăng thêm sinh khí, tìm kiếm ý tưởng trong sự thoải mái, dễ chịu, phòng họp nên được trang trí để tăng thẩm mỹ. Có thể là:
- Kệ trưng bày bằng khen, huân huy chương, kỷ niệm chương của doanh nghiệp.
- Sử dụng cây xanh phong thủy đặt bàn phòng họp và góc tường.
- Trang trí phòng họp bằng rèm, trần thạch cao, lam nhựa giả gỗ ở trần, tường…
Cái đẹp chính là nguồn cảm hứng bất tận cho những sáng kiến, ý tưởng độc đáo. Nhất là với phòng họp – một căn phòng quan trọng của công ty.
Việc trang trí, vừa chọn màu sắc, phong cách thiết kế cần phải gắn kết với tính nhận diện thương hiệu. Để khi khách hàng, đối tác bước vào, thông qua phòng họp, họ có thể cảm nhận được không khí làm việc; độ chuyên nghiệp; nhận diện thương hiệu. Điểm cộng quan trọng để khách hàng, đối tác quyết định ký hợp đồng dài hạn.
Cập nhật ngay 4 xu hướng thiết kế phòng họp 2022
Phòng họp không chỉ cần đáp ứng các tiêu chuẩn về diện tích, không gian, nội thất… mà còn cả yêu cầu về thẩm mỹ. Xu hướng thiết kế phòng họp năm 2022 là: tạo điểm nhấn, ưu tiên công năng, thẩm mỹ, mang đến không gian thoải mái nhất cho người tham gia. Có như vậy, phòng họp mới thực sự phát huy đúng chức năng của nó.
Dưới đây là 4 xu hướng tiếp tục được dự đoán sẽ chiếm ưu thế khi setup nội thất văn phòng và phòng họp trong năm 2022.
Xu hướng thiết kế phòng họp không gian mở, tối giản
Phòng họp không gian mở thông thoáng, ưu tiên chủ nghĩa tối giản Minimalism. Bàn ghế nội thất sản xuất từ gỗ công nghiệp, nhựa Acrylic tối ưu chi phí. Thậm chí không có các bức vách, tường kính ngăn cách biệt lập.
Xu hướng này được lựa chọn bởi nó tăng sự gắn kết giữa các nhân viên với lãnh đạo. Nhân viên giữ vị trí then chốt trong chiến lược phát triển dài hạn. Do đó sẽ không có gì phải đề phòng ở các cuộc họp.
Xu hướng thiết kế phòng họp xanh trong lành, thoải mái
Thiết kế văn phòng, phòng họp không gian xanh vẫn là cảm hứng bất tận trong năm 2022. Màu xanh thiên nhiên được khéo léo bố trí trong không gian nội thất hiện đại, đơn giản. Ưu tiên sự thông thoáng, ánh sáng tự nhiên duy trì sinh khí cho căn phòng.
Văn phòng xanh không chỉ đảm bảo không khí phòng họp trong lành, xanh, sạch. Mà còn giảm bớt căng thẳng, áp lực khi phải ngồi họp liên tục trong nhiều giờ đồng hồ.
Cả phòng họp xanh và phòng họp không gian mở đều phù hợp với những doanh nghiệp kinh doanh về sáng tạo, cần sự thoải mái và năng động; các startup; agency…
Xu hướng thiết kế phòng họp hiện đại
Thiết kế phòng họp hiện đại vẫn là một xu hướng được nhiều người tìm kiếm, chọn lựa. Tính chất hiện đại được thể hiện rõ trong vật liệu, nội thất, trang trí, setup.
Xu hướng thiết kế phòng họp sang trọng, cao cấp
Phòng họp cao cấp, sang trọng với diện tích rộng, nội thất tiện nghi. Xu hướng thiết kế này phù hợp với những doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Căn phòng được thiết kế với độ tuyệt mật cao.
Tóm lại
Thiết kế văn phòng cần đáp ứng các tiêu chuẩn về vị trí, diện tích, nội thất, ánh sáng, âm thanh và trang trí không gian. Khi các yếu tố về kỹ thuật và thẩm mỹ hòa hợp làm một, phòng họp mới thực hiện đúng công năng, là nơi khơi nguồn cho các dự án, chính sách, kế hoạch kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp.
