Thành lập văn phòng đại diện như thế nào?

Thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp, cần những thủ tục gì? Quy định ra sao? Thành lập văn phòng đại diện như thế nào? Nếu đang có ý định mở văn phòng đại diện cho công ty mình để quảng bá giới thiệu dịch vụ, tiếp thị, chủ doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ phần thủ tục hành chính. Giảm thiểu tối đa sai sót, rút ngắn thời gian chuẩn bị. 

thanh-lap-van-phong-dai-dien

Các văn bản pháp lý liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện:

  •  Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13
  • Nghị định số 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
  • Nghị định số 122/2020/NĐ-CP – Phối hợp thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện
  • Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT – Hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp
  • Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT – Sửa đổi bổ sung một số điều lệ Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT
  • Thông tư số 47/2019/TT-BTC – Quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp.

Quy định về thành lập văn phòng đại diện

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước: 

Người đứng đầu: Có thể là chính giám đốc doanh nghiệp hoặc quản lý. Người được cơ quan ủy quyền (có giấy tờ kèm theo).

Tên gọi: Gồm có tên doanh nghiệp và cụm từ  “văn phòng đại diện”. Không được đặt trùng, dễ gây nhầm lẫn. 

Địa điểm: Doanh nghiệp có thể đặt địa chỉ văn phòng đại diện tại Việt Nam hoặc tại Nước ngoài. 

Chức năng: là đại diện theo ủy quyền của công ty. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. 

Ngành nghề kinh doanh: Giao dịch và tiếp thị

Biển hiệu: Tên văn phòng đại diện được in hoa, viết với khổ chữ nhỏ hơn tên doanh nghiệp mẹ. Toàn bộ giấy tờ giao dịch, ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành cũng phải tuân theo quy định đó. 

Phát hành hóa đơn: Văn phòng đại diện không được phép phát hành, xuất hóa đơn đỏ VAT.

Con dấu: Có thể khắc con dấu mới hoặc không, tùy vào nhu cầu

Đóng dấu, ký kết hợp đồng: sử dụng dấu của doanh nghiệp, theo ủy quyền của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không được phép tự nhân danh ký kết hợp đồng riêng. 

Hạch toán thuế: Tùy thuộc vào công ty mẹ

Thuế môn bài cho văn phòng đại diện: 1.000.000 đồng/năm 

thu-tuc-thanh-lap-van-phong-dai-dien

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài 

Căn cứ vào Nghị Định 07/2016/NĐ-CP Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Các điều kiện cần thiết gồm có: 

  • Thương nhân nước ngoài được phép thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp tại Việt Nam.
  • Thời gian hoạt động của doanh nghiệp ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập/ đăng ký. 
  • Lĩnh vực hoạt động phù hợp với các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Thủ tục được tiến gồm 3 bước sau:

  • Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, thủ tục giấy tờ cần thiết liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện.
  • Bước 2: Nộp hồ sơ đã hoàn thiện lên cơ quan chức năng có thẩm quyền giải quyết. Cụ thể nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc tỉnh, thành phố nơi đặt văn phòng đại diện doanh nghiệp.
  • Bước 3: Nhận kết quả.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện 

Chủ đầu tư cần chuẩn bị một bộ hồ sơ để gửi về cơ quan chức năng có thẩm quyền nơi đặt văn phòng đại diện. Bao gồm các giấy tờ sau:

  • Thông báo đăng ký thành lập văn phòng đại diện
  • Biên bản họp quyết định thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp (nếu là Công ty TNHH hoặc Công ty CP).
  • Quyết định về thành lập văn phòng đại diện 
  • Bản photo công chứng hợp lệ quyết định về bổ nhiệm người đứng đầu tại đó (Trong trường hợp người này không phải là người đại diện pháp luật của công ty)
  • 1 bản photo công chứng căn cước/ hộ chiếu/ CMND của người đứng đầu văn phòng
  • Văn bản giới thiệu hoặc ủy quyền cho người trực tiếp đi nộp hồ sơ tại cơ quan. 
  • 1 bản photo công chứng căn cước/ hộ chiếu/ CMND của người được ủy quyền đi nộp hồ sơ. 

Lưu ý quan trọng: 

  • Không được đặt địa chỉ của văn phòng đại diện tại nhà chung cư hay khu nhà tập thể. 
  • Cần lựa chọn địa điểm phù hợp để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Bởi vì tuy văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Nhưng trong trường hợp chuyển văn phòng từ quận này sang quận khác, chủ doanh nghiệp phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế ở nơi cũ. 

Địa điểm nộp hồ sơ: Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty sẽ nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu Tư tỉnh/ TP nơi đặt văn phòng.

TP Hà Nội và TPHCM, doanh nghiệp có thể đăng lý online qua kênh Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 

Thời gian xét duyệt hồ sơ: 03 – 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Nhận kết quả trả về: Nếu hồ sơ thủ tục được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả gồm có: 

  • Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động
  • 01 bộ hồ sơ nội bộ được lưu giữ làm tài liệu của văn phòng đại diện

30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng lý hoạt động, doanh nghiệp phải bổ sung thêm thông tin lên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. 

Lệ phí giải quyết thủ tục hồ sơ: 50.000 đồng (Quy định tại Thông Tư 47/2019/TT-BTC).

Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện 

Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện

thanh-lap-van-phong-dai-dien-nhu-the-nao

Quy định về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện 

Quy định được nêu rõ tại Điều 206 Luật Doanh Nghiệp 2014

Văn phòng đại diện có thể chấm dứt hoạt động theo quyết định của doanh nghiệp. Hoặc theo quyết định thu hồi giấy phép hoạt động được tiến hành bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 

Khi chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp cần gửi hồ sơ thủ tục gồm có:

  • Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện do doanh nghiệp soạn thảo/ Hoặc quyết định thu hồi giấy phép hoạt động. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện 
  • Danh sách đầy đủ bao gồm chủ nợ và số công nợ chưa thanh toán. Trong đó có cả tiền thuế, tiền bảo hiểm chưa đóng. 
  • Danh sách người lao động và quyền lợi trong văn phòng đại diện đó. 
  • Con dấu (nếu có)

Thành lập văn phòng đại diện như thế nào? Trên đây là toàn bộ thủ tục thành lập văn phòng đại diện từ A – Z. Ngoài các hồ sơ thủ tục cần thiết, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị về cơ sở vật chất, bố trí sắp xếp không gian.
Tham khảo thêm các mẫu thiết kế văn phòng đại diện đẹp tại đây:

Những mẫu thiết kế văn phòng đại diện đẹp và ấn tượng nhất