Điều kiện thành lập văn phòng công chứng đầy đủ, chi tiết 

Công chứng đang là một trong những lĩnh vực kinh doanh hấp dẫn. Bởi hầu hết các ngành nghề, từ cá nhân đến tổ chức đều cần giấy tờ hợp pháp để hoàn thiện những thủ tục về mặt pháp lý. Vậy điều kiện thành lập văn phòng công chứng tư nhân cần chuẩn bị những gì? Trình tự, thủ tục ra sao? Chuẩn bị đề án thành lập như thế nào? Nếu đang có ý định mở phòng công chứng, hãy tham khảo bài viết chi tiết nhất mà Nội thất Tây Hồ chia sẻ dưới đây. 

thanh-lap-van-phong-cong-chung

Cơ sở pháp lý

  • Luật Công chứng 2014
  • Nghị định 04/2013/NĐ-CP
  • Nghị định 29/2015
  • Nghị quyết số 172/NQ-  CP ngày 19/11/2020

Điều kiện cần để thành lập văn phòng công chứng

Để thành lập một văn phòng công chứng tư nhân, chủ kinh doanh cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ theo các quy định trong Luật. Cần có người đại diện, tên gọi, địa chỉ văn phòng, tài sản thuộc sở hữu, mức vốn điều lệ và con dấu riêng. 

Điều kiện cụ thể được quy định tại Điều 22 Luật Công chứng 2014: Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động dựa trên quy định của pháp luật và phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh. Văn phòng phải có từ 2 công chứng viên hợp danh và không có thành viên góp vốn. 

Văn phòng công chứng chỉ được thành lập mới là tại các địa bàn chưa có điều kiện phát triển được nghề này. 



Người đại diện 

Người đại diện pháp luật là Trưởng Văn phòng. Đây phải là công chứng viên hợp danh và đã hành nghề ít nhất từ 02 năm trở lên. 

Trong Điều 8 Luật Công chứng 2014 nêu rõ những tiêu chuẩn cần có của một công chứng viên: 

  • Là công dân Việt Nam, thường trú tại Việt Nam. Là người có phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ các quy định của Hiến pháp và Pháp luật. 
  • Có bằng cử nhân luật trở lên.
  • Có thời gian công tác 05 năm trở lên trong ngành pháp luật tại các tổ chức, cơ quan sau khi nhận bằng cử nhân.
  • Là người đã tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chức theo Điều 9 tại Luật Công chứng 2014 (12 tháng); Hoặc đã hoàn thành khóa bồi dưỡng theo Khoản 2 Điều 10 của Luật này (3 tháng)
  • Công chứng viên phải đạt yêu cầu về kiểm tra kết quả tập sự làm nghề công chứng. Quy định về tập sự hành nghề được quy định tại Điều 11 của Luật này. 
  • Công chứng viên phải đảm bảo sức khỏe tốt để kinh doanh nghề công chứng.

 Về tên gọi

Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định: Tên gọi phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”. Bên cạnh đó còn phải kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng. Hoặc cũng có thể dùng họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của văn phòng công chứng theo thỏa thuận. 

Đặt tên gọi không được trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn với tên của các tổ chức công chứng khác. Tên văn phòng phù hợp với đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam.

Ví dụ: Văn phòng công chứng Trần Văn A. Trong đó, Trần Văn A này là tên của người đại diện mà chưa trùng với văn phòng nào đã có. 



Về trụ sở

Điều 17 Nghị định 29/2015 quy định về điều kiện của trụ sở phòng công chứng như sau:

  • Phải có địa chỉ cụ thể, có khu vực làm việc cho công chứng viên, nhân viên theo tiêu chuẩn. Có nơi tiếp dân, tiếp nhận yêu cầu của người đến làm công chứng giấy tờ. 

Khoản 4 Điều 22 quy định trụ sở văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định. Cụ thể:

  • Có con dấu và tài khoản riêng. 
  • Hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính. Nguồn kinh phí thu từ phí công chứ, thù lao công chứng và những nguồn thu hợp pháp khác. 

Thiết kế thi công văn phòng tại Hà Nội

Về tài sản

Văn phòng công chứng có tài sản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính. Đây được xem là pháp nhân có tài sản độc lập với chủ sở hữu. 

Về con dấu

Khoản 5 Điều 22 Luật Công chứng quy định: Chỉ được khắc và sử dụng con dấu sau khi đã có quyết định được phép thành lập và hoạt động ngành công chứng. Văn phòng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. 



Các thủ tục thành lập văn phòng công chứng

Bước 1: Bổ nhiệm công chứng viên

Người được bổ nhiệm cần đáp ứng đủ các tiêu chí đã nêu ở trên (về người đại diện). Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên gồm các thành phần sau:

  • Đơn đề nghị bổ nhiệm theo mẫu 
  • Phiếu thông tin lý lịch tư pháp
  • Bản sao bằng cấp về luật (chấp nhận từ cử nhân trở lên)
  • Giấy chứng minh thời gian công tác trong ngành pháp luật
  • Bản sao chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề. Với các đối tượng được miễn thì cần có bản sao giấy chứng nhận hoàn thiện khóa bồi dưỡng nghề và giấy chứng nhận được miễn. 
  • Bản sao chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự 
  • Giấy chứng nhận sức khỏe 

Trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, Sở Tư pháp sẽ có văn bản gửi Bộ trưởng Bộ Tư pháp về bổ nhiệm công chứng viên có kèm theo hồ sơ. Nếu từ chối sẽ có văn bản nêu rõ lý do.

Trong vòng 30 ngày kể từ khi tiếp nhận, Bộ Tư pháp sẽ xem xét và quyết định. Nếu từ chối, sẽ có văn bản gửi kèm nêu rõ lý do. 

bo-nhiem-cong-chung-vien

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập 02 bộ

Sau khi có quyết định bổ nhiệm, tiếp tục đăng ký thành lập. Bộ hồ sơ xin thành lập và hoạt động căn phòng công chứng gồm có:

  • Đơn đề nghị thành lập
  • Đề án thành lập văn phòng công chứng
  • Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập



Bước 3: Thủ tục thành lập và đăng ký hoạt động 

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, công chứng viên nộp tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để xem xét, quyết định. 

Thời gian xử lý: trong vòng 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xét duyệt. Trường hợp không đủ điều kiện cần phải có văn bản gửi lại nêu rõ nguyên nhân. Trường hợp đủ điều kiện hợp pháp, sẽ gửi quyết định được phép thành lập văn phòng công chứng.

Đăng ký hoạt động: trong vòng 90 ngày kể từ khi có quyết định, văn phòng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi ra quyết định. Nội dung đăng ký hoạt động gồm:

  • Tên gọi văn phòng
  • Tên của công chứng viên đại diện  – Trưởng văn phòng 
  • Địa điểm trụ sở 
  • Danh sách công chứng viên hợp danh  
  • Danh sách công chứng viên làm việc tại văn phòng theo chế độ hợp đồng lao động (nếu có)

Trong vòng 10 ngày khi nhận đủ hồ sơ, Sở Tư pháp có trách nhiệm xem xét, cấp phép hoạt động. Nếu từ chối, phải có văn bản gửi lại nêu rõ lý do. 

Sau khi được cấp giấy phép kinh doanh, văn phòng công chứng mới được phép đi vào hoạt động chính thức. 

Trong vòng 10 ngày kể từ khi được cấp giấy phép hoạt động, đơn vị cần có văn bản thông báo: cơ quan thuế; cơ quan thống kê; cơ quan công an cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thị trấn, phường thuộc tỉnh, TP nơi có trụ sở.

Thời hạn 30 ngày kể từ khi được cấp giấy phép hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng báo của địa phương trong 3 số liên tiếp về:

  • Thông báo tên gọi, địa chỉ
  • Thông báo họ tên, số quyết định bổ nhiệm công chứng viên
  • Thông báo số, ngày tháng năm được cấp giấy đăng ký hoạt động và ngày đầu tiên hoạt động
ve-tru-so
Thiết kế văn phòng công chứng (Nguồn: Nam Cường)

Đề án thành lập 

Đề án thành lập văn phòng công chứng cần phải nêu rõ:

  • Chứng minh sự cần thiết của việc mở văn phòng công chứng
  • Về tổ chức, nhân sự
  • Về cơ sở vật chất, trụ sở 
  • Về kế hoạch triển khai hoạt động 

Xem thêm: Hướng dẫn làm đề án thành lập văn phòng công chứng

Xem thêm: Mẫu đề án thành lập văn phòng công chứng